Судебный участок мирового судьи №7 Ленинского района города Астрахани

версия для
слабовидящих
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОТБОРА НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВЫ СУДЕБНЫХ УЧАСТКОВ МИРОВЫХ СУДЕЙ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТОВ, ИХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ1. Общие положения 1.1 Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. №1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным законом от 8 января 1998 г. №7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», Федеральным законом от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. №263, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 6 октября 2000 г., Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации 29 апреля 2003 г. №36, Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Судебным департаментом при Верховном суде Российской Федерации 09.06.2011, Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 июня 2007 г. № 70, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архивах федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации 28 декабря 2005 г. №157.2. Номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи 2.1. Номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей Астраханской области (далее - Номенклатура), является нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, заводимых в делопроизводстве мирового судьи, представляет собой систематизированный перечень заголовков дел и нарядов, оформленный в установленном порядке. 2.2. Номенклатура составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел и документов в делопроизводстве мирового судьи, определяет группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию дел и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, основным учетным документом в делопроизводстве и в архиве мирового судьи, используется также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.2.3. Номенклатура составляется на основе Примерной номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей , утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 09 июня 2011 года, повторяя формулировки Примерной номенклатуры, установленные в ней сроки хранения, а также индексы, определенные для соответствующей категории дел. Указанные сроки хранения дел и документов являются обязательными для всех мировых судей. 2.4. Номенклатура составляется на каждый год не позднее октября предшествующего года на основе изучения содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи, и утверждается мировым судьей (приложение 10). 3. Оформление судебных дел, нарядов и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве 3.1. Решение на передачу в архив дел, материалов, номенклатуры дел, производств, нарядов, журналов и учетно-статистических карточек принимает мировой судья. Мировой судья проверяет все производство по делу, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения. На обложке дела проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись мирового судьи. 3.2. Все оконченные производством судебные дела, наряды и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. №263.3.3. Ответственный работник аппарата мирового судьи обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая внимание на обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения. При этом необходимо руководствоваться следующим. Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее 10 дней после вступления в законную силу и обращения к исполнению завершающего судебного акта или направления лицам, участвующим в деле его копий. Обращение к исполнению уголовных дел производится в соответствии с разделом 8.2. Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мировых судей Астраханской области.3.4. В случае, когда вынесенный по групповому либо многоэпизодному делу приговор является оправдательным в части предъявленного обвинения (пункт 2 части второй статьи 302 УПК РФ) за непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений), то по вступлении такого приговора в законную силу данное дело подлежит сдаче в архив только после направления сообщения о вынесенном приговоре в органы прокуратуры и в орган, производивший окончание предварительного расследования данного уголовного дела.3.5. Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для сдачи в архив после вступления решения (определения) в законную силу.3.6. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям.3.7. В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета, дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате указанных сумм либо возвращения исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении или истечения срока для предъявления исполнительного листа к исполнению.3.8. Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит списанию в архив - при наличии в материалах административного дела уведомления о поступлении копии постановления судьи о назначении данного вида наказания: при назначении ареста – в специальный приемник органов внутренних дел; при наложении взыскания в виде лишения специального права (права управления транспортными средствами) – в орган (должностному лицу), полномочному изымать у правонарушителя документ, которым предоставлено специальное право; при применении штрафа и взыскании материального ущерба – судебному приставу – исполнителю; при конфискации или возмездном изъятии вещи, явившейся орудием совершения или предмета административного правонарушения – судебному приставу – исполнителю; при конфискации или возмездном изъятии вещи, явившейся орудием совершения или предмета административного правонарушения – судебному приставу – исполнителю; при возмездном изъятии или конфискации оружия и боевых припасов – в орган внутренних дел. При наложении взыскания в виде предупреждения - по вступлении постановления в законную силу, с момента его вручения под расписку или получения направленной копии лицом, в отношении которого оно было вынесено. 3.9. Полное оформление судебных дел и других документов в соответствии с основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. №263, предусматривает: подшивку или переплет дела; изъятие из дела металлических скрепок и скобок; нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (приложение 2); составление внутренней описи документов (приложение 1); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).3.10. На обложках дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются: наименование судебного участка мирового судьи; фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы, наименование организации истца, ответчика, суть иска (заявления); даты начала и окончания дела; количество листов в деле и срок хранения дела, производства.3.11. Работник аппарата мирового судьи обязан тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в дело (наряд). В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), ответственный работник аппарата мирового судьи должен прошить и пронумеровать все приобщенные к делу (наряду) документы, обращая особое внимание на то, чтобы в дело (наряд) не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы. 3.12. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.3.13. В конце дела (наряда) на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2). В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа. Если дело (наряд) было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела (наряда).3.14. На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в номенклатуре дел. На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов. 3.15. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.3.16. Наряд должен содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата начала ведения тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются. Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности – документ-ответ помещается за документом-запросом.3.17. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек ответственный работник аппарата мирового судьи проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.3.18. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100-150 учетно-статистических карточек. 3.19. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.3.20. Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, в архив не сдаются.Порядок нумерации листов3.21. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. 3.22. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.3.26. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.3.23. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.3.24. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.3.25. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.3.26. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.3.27. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. 3.28. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.3.29. Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи.3.30. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда), листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа.3.31. В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде).3.32. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т.д.3.33. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т.д. соответственно к каждому номеру листа начиная со второго.3.34. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе.3.35. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов). 3.36. Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи. Пример: В деле прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Литерные листы с номерами 10а, 54б, 99в. Секретарь судебного участка подпись Т. А. Иванова 15.04.2011 4. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов) 4.1. Сроки хранения дел (нарядов) устанавливаются в соответствии с Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Судебным департаментом при Верховном суде Российской Федерации 30.12.2008, а также Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента 01 июня 2007 №70. Сроки хранения дел определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения. 4.2. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, а также Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, устанавливаются экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности.4.3. Исчисление сроков хранения судебных дел и других документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2010 году, начинается с 1 января 2011 г.5. Экспертиза ценности документов. 5.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на постоянное хранение и выделению к уничтожению в соответствии с нормативными методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. 5.2. Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке их к последующему хранению в архиве судебного участка мирового судьи. 5.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов. 5.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создаются экспертные комиссии на судебных участках мировых судей. 5.5. Экспертная комиссия создается приказом руководителя агентства по организации деятельности мировых судей Астраханской области из числа наиболее квалифицированных работников в составе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии назначается мировой судья судебного участка, секретарем – работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива. В состав комиссии целесообразно включить представителя агентства по организации деятельности мировых судей Астраханской области. 5.6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции: дает заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел (далее – судебных дел (нарядов), документов общего делопроизводства; рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив. выносит решения о представлении описей дел (нарядов) постоянного хранения на утверждение мировым судьей; рассматривает акты о выделении к уничтожению документов общего делопроизводства и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению; рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты об отсутствии дел (нарядов), подлежащих передаче на государственное хранение; рассматривает проекты номенклатуры дел (нарядов); принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов методических пособий по организации делопроизводства и работы архива мирового судьи. 5.7. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год. 5.8. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии, а также утверждается мировым судьей. 5.9. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются мировым судьей. 5.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссией, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.6. Составление описей на судебные дела (наряды) постоянного хранения, дела общего делопроизводства 6.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. 6.2. До передачи в архив на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства составляется опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов (приложение 3).6.3. Годовые разделы описей должны рассматриваться экспертной комиссией, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. 6.4. Бланк описи дел (нарядов), дел общего делопроизводства постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, даты, срок хранения, количество листов, примечание. 6.5. При составлении описи соблюдаются следующие требования: каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения; номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года; при заполнении графы «Индексы дел (нарядов)» для гражданских, уголовных дел (нарядов) указываются их номера, которые соответствуют индексам дел (нарядов) по сводной номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела (наряда) или номера тома дела (наряда); графа «Заголовки дел (нарядов)» заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений; если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок дела (наряда) с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т.п. 6.6. Если на одной странице описи включено несколько производств по однородному виду преступления, например «О злостном уклонении от уплаты алиментов», то за первой записью вида преступления следует делать запись «То же». 6.7. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.). Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется ответственным работником аппарата мирового судьи и утверждается мировым судьей.6.8. После внесения дела (наряда) в опись на его обложке рядом с пометкой «постоянно» проставляются номер описи и номер дела (наряда) по описи. 6.9. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.7. Передача дел (нарядов) и других документов в архив мирового судьи, порядок их хранения и использования7.1. Документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения.7.2. Документы временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности» в архив мирового судьи не передаются. По истечении срока хранения, предусмотренного Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 01 июня 2007 г. № 70 или до минования надобности они уничтожаются, о чем составляется акт (приложение 4).7.3. Дела (наряды), передаются в архив по описям.7.4. О передаче дела (наряда) делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело (наряд).7.5. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается работником аппарата мирового судьи, отвечающим за ведение архива и утверждается мировым судьей.7.6. При передаче дел (нарядов) в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел (нарядов), которые должны храниться постоянно.7.7. Поступившие в архив дела (наряды) и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.7.8. Дела (наряды) систематизируются в зависимости от их объема по 10-50 дел (нарядов) в коробке. На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), помещенных в коробку.7.9. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению, в архив суда не сдаются. На учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится дело на хранении.7.10. Из архива мирового судьи дела (наряды) выдаются для служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи.7.11. Отметка о выдаче дела (наряда) производится в журнале (приложение 12), где указываются: номер дела (наряда), наименование дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, расписка в получении дела и дата возвращения дела (наряда), примечание, при этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде. 8. Отбор документов и оформление их на уничтожение8.1 Находящиеся в архиве мирового судьи дела (наряды) и дела общего делопроизводства, по которым истек срок хранения, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению осуществляет ответственный работник аппарата мирового судьи. 8.2. Отбор дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению оформляется актом и производится только после составления описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. 8.3. Из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении без рассмотрения. 8.4. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются в порядке номеров дел в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку. 8.5. При составлении акта на выделенные к уничтожению дел (нарядов) должны соблюдаться следующие правила: дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения; в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений. 8.6. В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номера и даты составления акта и протокола заседания экспертной комиссии. 8.7. Одновременно с судебными делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и дела общего делопроизводства, по которым истекли сроки хранения, установленные сводной номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом. 8.8. Акты о выделении к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении документов с указанием даты составления акта. 8.9. Из дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются. 8.10. Документы уничтожаются комиссией путем сожжения в специально отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества дел. 8.11. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд.9. Учет документов в архиве мирового судьи9.1. Учет документов в архиве мирового судьи - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.9.2. Все документы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.9.3. Основными учетными документами в архиве мирового судьи являются: сводная номенклатура дел (нарядов) судебного участка; описи дел (нарядов) постоянного хранения; книга учета поступления и выбытия документов; книга учета выдачи документов во временное служебное пользование; акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение; акты проверки наличия и состояния дел (нарядов).9.4. Дела (наряды) учитываются по описям. Вспомогательными учетными документами являются: книги учета дел (нарядов) постоянного хранения; книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения. 9.5. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.9.6. Описи дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения нумеруются отдельно.9.7. Ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.9.8. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.10. Научно-справочный аппарат10.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат.10.2. В состав научно-справочного аппарата входят: учетная документация; картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках; методические пособия по различным видам архивных работ и организация документов делопроизводства; исторические справки и дополнения к ним. 11. Организация использования документов архива11.1. Использование документов архива проводится только с разрешения мирового судьи. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива мирового судьи: выдает документы архива работникам аппарата мирового судьи; направляет на основании письменного запроса документы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи; информирует мирового судью о составе и содержании документов; выдает выписки из архивных документов. 11.2. Работники, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность.11.3. Порядок хранения в архиве мирового судьи изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, воинских и депутатских билетов, орденских книжек и других личных документов, а также выдача копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц аналогичен порядку, предусмотренному для районных судов (п. 11.14, 12.4, 12.5 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента от 29 апреля 2003 г. № 36). Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются работником аппарата мирового судьи, ответственным за архив, обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим, лицам, участвующим в деле и их представителям по гражданскому делу по письменному заявлению с разрешения мирового судьи, а по нерассмотренным делам – с разрешения мирового судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины. Эти заявления приобщаются к делу. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле. В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело. Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии. На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого мирового судьи находится дело. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.11.4. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.11.5. Выдача дел, документов и копий документов, находящихся в архиве мирового судьи, производится по письменному разрешению мирового судьи на основании запросов или заявлений организаций, учреждений или физических лиц и регистрируется в книге учета выдачи документов во временное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.11.6. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве мирового судьи, лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами допускается с письменного разрешения мирового судьи. 11.7. Ознакомление с судебным делом без его выдачи производится в помещении судебного участка в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.11.8. Лица, перечисленные в п. 11.6 данной Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу специалистом архива и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится ответственным работником аппарата мирового судьи. 11.9. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются отрезком плотного листа бумаги и опечатываются. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити. 11.10. Выдаваемые мировым судьей копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе дела. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка. 11.11. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.12. Оборудование помещения архива мирового судьи12.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для работы архива мирового судьи отводится специально оборудованное помещение.12.2. Архив должен размешаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.12.3. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками.12.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.12.5. Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.12.6. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.12.7. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.12.8. Ответственный работник аппарата мирового судьи должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год.12.9. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10-15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10-15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами достигает 1,2 метра, остальных проходов - 70-80 см. 12.10. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках. 12.11. В помещении архива категорически запрещается курение. 12.12. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей. 12.13. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними. 12.14. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов. 12.15. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям, которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха. 12.16. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений. 12.17. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке. 12.18. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.
опубликовано 13.09.2012 11:15 (МСК), изменено 28.04.2015 11:21 (МСК)